home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Heaven / Business Heaven.iso / other / vrs / vrs05.hlp < prev    next >
Text File  |  1990-09-05  |  5KB  |  109 lines
  1.  OVERVIEW
  2.  
  3.    The Insurance Log is used to track expenses for insurance premiums
  4.    and to provide you with a summary of your coverages and limits.
  5.    The payments are included in the Cost Per Mile report but the cov-
  6.    ages, limits and premium amounts are not. Up to 17 lines for sum-
  7.    marizing your coverages are available.
  8.  
  9.    The last insurance record that was added will be displayed when you
  10.    enter the Insurance Log.  Use the TOP, END, BACK and FORWARD menu
  11.    selections to look at different records. TOP takes you to the first
  12.    record and END takes you to the last (current) record.
  13.  
  14.    We recommend that you add a new insurance record each time your
  15.    coverage or premium changes. That way, you will have a history of
  16.    all the policies for this vehicle. Note that you are not required
  17.    to create a new record. You could just use 1 insurance record and
  18.    change the policy period dates, coverages, limits and premiums as
  19.    they change.
  20.  
  21.    NOTE: The ADD option is different from most of the other logs. Read
  22.          the ADD help instructions for more information.
  23.  
  24.  
  25.  ADD
  26.  
  27.    Press the A key to add a new insurance record. The contents of the
  28.    insurance record you were displaying are automatically copied into
  29.    the new record (after you have added the first record). Since the
  30.    insurance information does not usually change that much, this
  31.    should save you time in entering this information. Simply type over
  32.    the entries you want to change (dates, premiums, etc.).
  33.  
  34.    Use the Window and Change options to add lines 10 through 17 if
  35.    necessary.
  36.  
  37.    NOTE: The contents of the record being DISPLAYED is copied, so make
  38.          sure you are looking at the one you want to copy FROM before
  39.          pressing the A key.
  40.  
  41.  
  42.  CHANGE
  43.  
  44.    Use this option to make corrections or to add items that were not
  45.    included when the record was added.
  46.  
  47.  
  48.  DELETE
  49.  
  50.    Use this to remove a record or to recall (activate) a record that
  51.    was deleted. Deleted records and payments will not be included in
  52.    reports. You should normally not need to use this option.
  53.  
  54.    EXAMPLE of when you might use the Delete option:  you added an in-
  55.      surance record to CAR1 by mistake. It should have been added to
  56.      another vehicle. You can delete the record from CAR1 so that it
  57.      does not show on reports. Then later, when you are ready to add
  58.      a new record to CAR1, instead of using the Add option, you can
  59.      recall the record and Change it.
  60.  
  61.  
  62.  WINDOW
  63.  
  64.    Since there is not enough room to display 17 lines of policy infor-
  65.    mation on the screen at one time, the Window option lets you look
  66.    at additional lines. Lines 1 through 9 are shown on the first page,
  67.    lines 9 through 17 are shown on the second page. Note that line 9
  68.    is shown on both pages. You can change (or add) lines on the second
  69.    page by using the Change option. Selecting Window again will return
  70.    you to lines 1 through 9.
  71.  
  72.  
  73.  PAYMENTS
  74.  
  75.    Press the P key to record your insurance premium payments. Payments
  76.    are indexed (sorted) by date. This means that your payments can be
  77.    entered out of order and they will automatically be sequenced by
  78.    the date. Additional help is available from the Payment menu.
  79.  
  80.  
  81.  REPORTS
  82.  
  83.    Insurance reports can be created for any period of time. You can
  84.    run reports for just the displayed record or for all insurance re-
  85.    cords (enter Y for Print ALL records).
  86.  
  87.    The default values assume that you want to list all payments and
  88.    all Paid Codes for the displayed record. If you want a report that
  89.    shows only Paid Code A, then blank out (enter a Space) all other
  90.    codes. The FROM and TO dates default to the first and last payment
  91.    dates.
  92.  
  93.    NOTE: Ctrl-End takes you to the last entry, Ctrl-Home takes you to
  94.          the first.
  95.  
  96.    Printing to a file will place this report into a file named INS.TXT
  97.    which will be created in the Program Directory (VRS90). This option
  98.    will allow you to import this report into a word processing or a
  99.    spreadsheet program if those programs support ASCII files.
  100.  
  101.    EXAMPLE: You want to create a report showing all payments for 1989.
  102.             To do this, change FROM to 01/01/1989 & TO to 12/31/1989.
  103.             Press Ctrl-End to go to the bottom of the screen, then
  104.             press the Up Cursor and change Print ALL records to Y.
  105.             Press the PgDn key.
  106.  
  107.   * * * * * * * * * * * * * * * * END * * * * * * * * * * * * * * * *
  108.  ALL records to Y.
  109.             P